<aside> 👉 TL;DR: Hovedregelen er at effektive og gode møter med de rette deltakerne er møteinnkallers ansvar!

</aside>

Møter kan være en god arena for å diskutere og komme videre med saker. For å sikre at møtene våre er så produktive som mulig, har vi satt opp noen punkter du bør tenke over før du kaller inn til neste møte:

• Er dette kun for å informere om noe?
• Kan du informere om dette via slack eller mail istedet?
• Kanskje du kan ta det over kaffemaskinen?
• Kan møtet spilles inn slik at andre kan se det senere og deretter komme med sine innspill?

Nå kan du selv vurdere om det er nødvendig med et møte eller ikke, og hvis du fortsatt mener at dette bør diskuteres i et møte har vi en huskeregel du kan følge. “HØRAD”:

🎯 Hensikt og Ønsket Resultat

Hvilke beslutninger bør tas? Hva ønsker du å oppnå med dette møtet?

• Dersom du ikke har tenkt gjennom dette på forhånd, kan dere ende opp med å diskutere i timevis uten å komme frem til en beslutning.
• Fordelen med å ha definert hensikt og ønsket resultat, er i tilfeller der diskusjonen tar andre veier kan dere raskt hente dere tilbake på rett spor

📋 Agenda

Hva skal diskuteres og hvorfor?

• Uten en agenda, brukes det plutselig mye tid på å finne ut hva som skal diskuteres
• Det er også vanskeligere for deltakerne å forberede seg uten en gitt agenda
• Agendaen bør også være definert i faste og gjentakende møter. Det betyr at enten bør møteinnkaller oppdatere kalenderinvitasjonen før hvert møte eller oppdatere informasjonen på mail eller Slack i forkant av neste møte

👪  Deltakere

Tenk over hvem du inviterer inn til møtet og hvorfor de skal delta. Er det nødvendig at alle deltar i dette møtet?

• Hvis hensikten er å ikke utelate noen, men du er samtidig usikker på om det er nyttig for alle, kan du vurdere å invitere dem som “Optional”?
• Kan det holde å sende dem et møtereferat i etterkant av møtet?
• Hvis du selv er invitert til et møte der du ser at du ikke har noe å bidra med kan du kontakte møteinnkaller og spørre om det er nødvendig at du deltar

🕧 Tenk tidsplan

• For korte møter fører ofte til at du må starte på nytt igjen neste møte
• For lange møter kan føre til at det er vanskeligere å planlegge og du bruker av tiden deres
• Forsøk å legge inn noe tid til slutten av møtet slik at deltakere har tid til å forberede seg til neste møte. Hva med å sette opp 25 minutters møter istedenfor en halvtime?

<aside> 💡 Tips! Du kan legge inn “Raske møter” i Google calendar, ved å gå til “Innstillinger” → “Innstillinger for aktiviteter” → Huke av for “Raske møter”. Se mer info her.

</aside>

📝 Referat

Hvem som skriver referat bør organiseres tilfeldig eller gå på rundgang blant alle møtedeltakere (dersom dette er et fast møte):

• Før opp navn på alle deltakere, agendaen for møtet og ønsket resultat
• Alle beslutninger som bør skrives ned i referatet
• I referatet bør du få med alt som skal følges opp videre, hvem som er ansvarlige for å følge opp og frist for når dette skal gjøres